Dieser Text wurde von meiner super Kollegin Katharina Wessel begonnen und von mir weitergeführt. Es handelt sich um das Protokoll eines Vorgangs: Wir brauchten 5 Unterschriften von 4 Projektpartnern. Und so haben wir sie bekommen:
Mitte Februar
Mitteilung des Förderers, dass Kooperationsvereinbarung bis Ende Februar eingereicht werden sollte.
Etwas später
S. schickt Email an alle Bündnispartner, dass Kooperationsvereinbarung bis Ende Februar unterschrieben werden muss. Im Anhang befindet sich die Kooperationsvereinbarung.
Anmerkung: Bei jedem Bündnispartner gibt es einen Ansprechpartner fürs Projekt, der ist aber nicht in jedem Fall zeichnungsberechtigt.
Anfang März
S. hat Termin mit neuem Bündnispartner E. Bündnispartner E möchte aus rechtlichen Bedenken etwas in der Kooperationsvereinbarung ändern. S. ändert die Kooperationsvereinbarung.
Anfang März
S. hat einen Termin mit zeichnungsberechtigter Person 1 des Bündnispartners B. Sie besucht Person 1 in deren Privatwohnung. Zeichnungsberechtigte Person 1 unterschreibt die Vereinbarung.
S. hat einen Termin mit zeichnungsberechtigter Person 2 des Bündnispartners B. Sie besucht Person 2 an deren Arbeitsplatz. Zeichnungsberechtigte Person 2 unterschreibt die Vereinbarung.
Anfang März
S. und K. haben einen Termin mit Ansprechpartner des Bündnispartner Q (nicht zeichnungsberechtigt), um vorangegangenes Projekt auszuwerten. Nach dem Gespräch treffen sie zufällig zeichnungsberechtigte Person des Bündnispartners Q auf dem Flur, die Kooperationsvereinbarung in der Tasche. Der hat aber gerade keine Zeit und wünscht, dass ein Termin mit der Sekretärin ausgemacht werde. S. und K. sagen, dass sie Vereinbarung im Sekretariat abgeben werden, wenn Bündnispartner E unterschrieben hat. Einen Termin zu den inhaltlichen Fragen hat es ja gerade mit der Mitarbeiterin der zeichnungsberechtigten Person gegeben.
Anfang/Mitte März
S. versucht Termin mit Bündnispartner X auszumachen, um Kooperationsvereinbarung zu unterschreiben. Zeichnungsberechtigte Person ist in zweitem Büro arbeiten/außer Haus.
Zugleich versucht S. mit einer verantwortlichen Person bei Bündnispartner E zu sprechen. Schließlich gelingt es einen Termin auszumachen: S. wird Freitagmorgens gegen 8 Uhr auf dem Weg zu einem Termin außerhalb Leipzigs bei Bündnispartner E vorbeifahren.
Fast zeitgleich meldet sich Bündnispartner X – eine Unterschrift kann in der darauffolgenden Woche voraussichtlich bis Mittwoch erfolgen. Es ist Donnerstag.
Freitagmorgen. S. trifft zeichnungsberechtigte Person bei Bündnispartner E. Dieser findet das Projekt gut, lehnt es aber ab, den Vertrag ohne gemeinsame Rücksprache mit den MitarbeiterInnen zu unterzeichnen. Der Termin wird auf den Nachmittag verlegt.
Freitagnachmittag. S. trifft zeichnungsberechtigte Person des Bündnispartners E zum zweiten Mal. Man geht in das Büro der MitarbeiterInnen des Bündnispartners E. Diese unterbrechen ihre Arbeit. Nach einem 15minütigen Gespräch wird die Kooperationsvereinbarung unterzeichnet.
Auf dem Heimweg hinterlässt S. Mappe mit Kooperationsvereinbarung bei Bündnispartner X, mit Bitte um Rückruf, wenn die Unterschrift erfolgt ist.
Ende März
S. ruft Bündnispartner X an. Die Unterschrift ist erfolgt.
K. holt unterschriebene Kooperationsvereinbarung bei Bündnispartner X ab und bringt sie zu Bündnispartner Q. Sie hinterlässt Mappe im Sekretariat, da zeichnungsberechtigte Person erst 1 Woche später wieder vor Ort.
31.3.15
K. erhält Anruf von zeichnungsberechtigter Person des Bündnispartners Q. So könne Kooperationsvereinbarung nicht unterschrieben werden. Sie einigen sich auf handschriftliche Änderung des betroffenen Absatzes. Außerdem sei Sekretärin des Bündnispartners Q krank und zeichnungsberechtigte Person erst wieder ab dem 13.4. erreichbar. K. könne entweder am nächsten Tag zwischen 7 und 8 Uhr vorbeikommen, das Sekretariat sei evtl. besetzt – oder ab dem 13.4.
15.4.15
S. fährt zu Bündnispartner Q und holt die Kooperationsvereinbarungen im Sekretariat ab.
Sie schickt ein Exemplar an den Förderer und schreibt zusätzlich eine Mail, in der sie sich für die grobe Verspätung entschuldigt.
22.4.15, 19:57 Uhr
S. verlängert das von K. begonnene Protokoll um eine weitere halbe Seite.
Inzwischen ist die Nachricht eingetroffen, dass das Projekt gefördert wurde.
Wir freuen uns wirklich.